Die 5 schlimmsten Fehler beim Mitarbeiterjahresgespräch

“Oh je, die blöden Jahresgespräche!” Wenn deine Führungskräfte so etwas sagen, dann läuft vielleicht was falsch. In diesem Beitrag erfährst du, was du tun kannst, damit deine Führungskräfte richtig Lust auf diesen Termin bekommen, und du Frust auf beiden Seiten vermeidest.

Dein Leitfaden:

Warum sind jährliche Mitarbeitergespräche oft so frustrierend?
5 F e hler, die du unbedingt vermeiden solltest
2 Bausteine, die jedes Mitarbeiterjahresgespräch haben sollte

Warum sind Mitarbeiterjahresgespräche oft so frustrierend?

Mitarbeitergespräche sind eine wichtige Führungsaufgabe, doch oft sorgen gerade die jährlichen, formalen Mitarbeitergespräche für Frust. Zum Beispiel wenn Führungskräfte keinen wirklichen Mehrwert in den jährlichen Mitarbeitergesprächen sehen, weil sie eine gute Arbeitsbeziehung haben, und sowieso ständig im Austausch sind. Dementsprechend lustlos werden die Gespräche dann geführt.

Oder Führungskräfte müssen ein wirklich kritisches Gespräch führen, weil die Mitarbeiterleistung tatsächlich nicht stimmt, dann kommt ebenfalls wenig Freude auf. Oft hat die Führungskraft dann nicht die richtigen Ansatzpunkte, um das Gespräch auf Augenhöhe führen zu können und es bleibt beim Kritisieren oder Ermahnen

Auch mit der Beurteilung ist das so eine Sache. Um die Arbeitsbeziehung nicht zu gefährden, werden oft „gute Noten“ vergeben, aber deshalb fühlen sich Mitarbeitenden noch lange nicht für ihre einzigartigen Stärken gesehen. Aber „eine Eins“ gibt es fast nie, weil das ja schon etwas sehr Besonderes sein sollte, oder um eine mögliche Gehaltsverhandlung gleich im Keim zu ersticken. Denn wer keine Eins hat, braucht ja wohl nicht daran denken über mehr Gehalt verhandeln zu können – wie praktisch.

Ich habe fünf schlimme Fehler herausgearbeitet, die du bei der Planung von jährlichen Mitarbeitergesprächen unbedingt vermeiden solltest:

5 Fehler, die du unbedingt vermeiden solltest

1️⃣ Zu enge Zeitvorgaben und falscher Zeitpunkt

Grundsätzlich ist es gut den Führungskräften ein bestimmtes Zeitfenster für die Durchführung der Jahresgespräche zu geben, z.B. November-Dezember. Aber für manche Abteilungen fällt dieser Zeitraum genau in die “heiße Phase”. Das solltest du berücksichtigen, in dem du zwar genaue Zeiträume definierst, aber je nach Unternehmensbereich auch Flexibilität zulässt. Für manche eignet sich der Januar oder Februar besser, oder der September weit vor dem großen Jahresendspurt.

Es kann auch zu Frust führen, wenn es nur ein einziges Gespräch im Jahr gibt, bei dem über Leistung und Zufriedenheit gesprochen wird. Aufgespartes Feedback ist dann möglicherweise gar nicht mehr relevant, und das Teammitglied fühlt sich ungerecht behandelt. Stattdessen sollten Mitarbeitergespräche regelmäßig und kontinuierlich geführt werden, um die Leistung des Mitarbeiters auch im Laufe des Jahres zu bewerten und Ziele festzulegen. Das formale Jahresgespräch kann zusätzlich trotzdem Sinn machen, weil damit eine gesteuerte Gesprächsführung verbunden ist, und weil HR eingebunden ist, oder aktiv steuert.

Bei Unternehmen, die eine gute Kommunikationskultur haben, ist das Jahresgespräch nur 1 Baustein in einer Fülle an Führungsinstrumenten. Und logisch ist auch: Je mehr gute Mitarbeitergespräche zwischendurch stattfinden, desto unkomplizierter ist auch das Jahresgespräch.

2️⃣ Die Vorbereitung ist zu aufwändig

Wenn alles in ein Jahresgespräch gepackt wird, sind die Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechend hoch und der Druck steigt. Wenn dann im Vorfeld auch noch endlos lange Formulare ausgefüllt werden müssen, dann ist der Frust bei den Führungskräften groß.

Falls es bei euch im Unternehmen schon ein dokumentiertes Jahresgespräch gibt, dann schau doch mal, ob die Unterlagen dazu wirklich noch zeitgemäß sind und scheu dich nicht alte Systeme in Frage zu stellen.

Sofern es bei euch noch keine Vorlage zum Jahresgespräch gibt, dann überlege lieber zwei mal und handle nach dem Motto: So viel Bürokratie wie nötig, aber so wenig wie möglich. Mehr zu den Bewertung Kriterien für das jährliche Mitarbeitergespräch findest du auch im nächsten Punkt.

„Weniger ist mehr“

3️⃣ Viel zu viele Beurteilungskriterien

Ein weiterer häufiger Fehler, der in Mitarbeiterjahresgesprächen begangen wird, ist das Festlegen von zu vielen Beurteilungskriterien. Wenn du als Führungskraft zu viele Kriterien festlegst, kann es schwierig sein, alle während des Gesprächs abzudecken und angemessenes Feedback zu geben.

Es kann auch den Eindruck erwecken, dass du unentschlossen oder unsicher bist, was die wichtigsten Ziele für die Mitarbeiter sind. Meterlange Kriterienkataloge sind der Tod für jeden Dialog! Oft wissen Führungskräfte und Mitarbeitende nicht, wie sie die Kriterien bewerten sollen und man reibt sich an Kleinigkeiten auf, ohne das Wesentliche zu sehen.

Um dies zu vermeiden und ein effektives Mitarbeiterjahresgespräch führen zu können, solltest du dich auf einige wenige wichtige Ziele konzentrieren und diese klar kommunizieren. Eine gute Vorbereitung ist hierbei entscheidend: Überlege dir im Vorfeld genau welche Kriterien wirklich wichtig sind und wie du diese am besten mit deinen Mitarbeitenden besprechen kannst.

Hier kann auch das HR Team unterstützen, indem es hilft die wirklich Job-Relevanten Kriterien herauszuarbeiten. Ich helfe meinen Kunden zum Beispiel mit gebenchmarkten Job-Profilen, die ich auch bei meinen Talent-Analysen einsetze. Diese sind eine valide Basis und können an die Unternehmensspezifikationen angepasst werden.

4️⃣ Die Beziehungsebene wird vernachlässigt

Wenn eine Führungskräfte sich vor dem Mitarbeiterjahresgespräch scheut, dann könnte es auch daran liegen, dass die Beziehung zum Teammitglied belastet ist. Manchmal wird das Gespräch von der Führungskraft auch genutzt, um die formale Macht der Führungsposition auszuspielen. Das zeigt sich dann in unfairen Bewertungen oder emotionalen und hitzigen Diskussionen.

Zwischenmenschliche Konflikte sollten besser vorher auf der Beziehungsebene geklärt werden, und nicht in das Jahresgespräch hineingetragen werden.

5️⃣ Ohne Vereinbarung aus dem Gespräch gehen

Wenn Jahresgespräche als überflüssig angesehen werden, dann auch deshalb weil sich danach oft nichts ändert. Einer der häufigsten Fehler, den Führungskräfte bei Mitarbeitergesprächen begehen, ist ohne Vereinbarung aus dem Gespräch zu gehen. Das bedeutet, dass keine klaren Ziele oder Maßnahmen vereinbart wurden, die zur Verbesserung der Leistung und Zufriedenheit des Teammitglieds beitragen können.

Hier kommt HR wieder ins Spiel, in dem es konkrete Vereinbarungen einfordert, Unterstützung anbietet und Ergebnisse nachhält.

Die 2 Bausteine, die jedes Mitarbeiterjahresgespräch haben sollte

Weniger ist mehr! Letzten Endes geht es doch (nur) darum Folgendes herauszufinden:

Stimmt die Performance in Bezug auf die individuellen Ziele, Aufgaben und ggf. Rolle? (Können)
Wie hoch ist das Engagement und die Bindung zum Vorgesetzen/Unternehmen (wollen)
Können wir so weiter machen, oder müssen wir etwas ändern?
Welche Unterstützung wird benötigt welche Veränderungen sind nötig?
Wenn ja, was sind die nächsten Schritte?

Die beiden Bausteine der Beurteilung beziehen sich also auf KÖNNEN und WOLLEN.

Hier meine Tipps zur Vorbereitung und Umsetzung:

✅ Können

In der Vorbereitung ist es wichtig, sich auf wenige, erfolgskritische Parameter zu fokussieren, die sich messen oder beobachten lassen. Die Kriterien müssen natürlich vorher transparent sein, und nicht im Mitarbeitergespräch zu ersten Mal auf den Tisch kommen.

zum Beispiel Kenngrößen wie Menge, Umsatz, Neukunden, Produkte, Entwicklungen etc.
und/oder durch beobachtbare Verhaltenskompetenzen, die gezeigt werden sollen.

Bei den Verhaltenskompetenzen ist das gas nicht so einfach, deshalb arbeite ich mit meinen Kunden u.a. mit gebenchmarkten Jobprofilen, die die notwendigen Eigenschaften aufschlüsseln.

✅ Wollen:

Wie ermittelt man die Motivation? Die Gründe für schwindendes Engagement & Bindungsgefühl sind sehr individuell. Damit Führungskräfte gegensteuern können, müssen sie genau wissen wie hoch die aktuelle Zufriedenheit tatsächlich ist (am Besten in %), und wo genau die Ursachen liegen.

Zum Glück lässt sich das im Vorfeld messen. Gerade helfe ich wieder einem Kunden mit einer „Engagement & Retention Analyse“ bei der Vorbereitung der Gespräche. Die Mitarbeitenden müssen dafür nur 10 Minuten Zeit aufwenden und die Führungskraft bekommt den exakten Erfüllungsgrad und wertvolle Ansatzpunkte für ein Gespräch auf Augenhöhe. Wenn du sehen willst, wie so eine Analyse gemacht wird, dann hol dir gerne einen Termin für ein Zoom-Meeting.

Können und Wollen bedingen sich oft gegenseitig, deshalb ist es so wichtig Beides im Mitarbeiterjahresgespräch zu besprechen.